RPA binnen de Zorgsector


VIRTUELE Medewerkers in de zorg 

deel 1: Cov

Introductie

We zien zorgpersoneel worstelen met de groeiende administratielast. Er is te weinig tijd voor echte persoonlijke zorg. De kwaliteit van zorg neemt toe wanneer zorgmedewerkers ontlast worden van administratieve taken. Virtuele medewerkers voeren deze administratieve taken graag uit en doen dit snel en foutloos. Als virtuele medewerkers de administratie regelen, krijgen zorgmedewerkers weer meer tijd voor persoonlijke aandacht. 


In deze SMRTR-stories delen wij onze kennis en ervaring met het verbeteren van administratieve processen in de zorg. Door middel van praktische voorbeelden schetsen de mogelijkheden van de inzet van virtuele medewerkers in verschillende zorgorganisaties.


Deel 1: controle op verzekeringsgegevens (COV).

 

Business case 

Iedereen die in de zorg de COV-checks uitvoert, of dat nu een dokter, assistent dokter of andere zorgmedewerker is, weet dat dit veel tijd kost. Binnen deze check zijn meerdere processtappen aanwezig die vragen om diverse terugkoppelingen. 


Om te beginnen worden er meerdere systemen opgestart om te komen tot de benodigde gegevens. Vaak betreft dit het BSN en de patiënt haar verzekeringsgegevens. Deze gegevens moeten vervolgens met elkaar worden vergeleken. Zonder verschil wordt er handmatig het bestand van de patiënt geüpdatet. Om dit te doen voor elke patiënt, kan enorm tijdrovend zijn. Een virtuele medewerker kan deze taken grotendeels overnemen. 

Een virtuele medewerker kan systemen opstarten, gegevens ophalen en vergelijken en bij geen verschil tussen de verschillende gegevens het patiëntdossier snel aanpassen. 

Indien er wel een verschil is tussen beide gegevens, dan dient er extra controle uitgevoerd te worden. Dit is een complexere taak, waardoor een overdracht van de virtuele medewerker naar de zorgmedewerker plaatsvindt. Zo hoeven alleen de uitzonderingen handmatig te worden behandeld. 

Door de inzet van virtuele medewerkers krijgen dokters, assistent dokters & zorgmedewerkers meer tijd voor andere taken. Virtuele medewerkers geven hiermee een stimulans voor een betere doorlooptijd enerzijds en meer werkgeluk anderzijds. 


De voordelen 

1.       Tijdwinst: doordat zorgmedewerkers deze repetitieve taken achterwegen kunnen laten, boeken zij tijdwinst voor meer complexere taken; 

2.       Reduceren fouten: doordat de virtuele medewerker geen fouten maakt, lopen processen niet vast. 

3.       Werkgeluk: repetitieve taken worden overgenomen en partijen krijgen meer tijd voor passievolle taken. 

4.       Betere doorlooptijd: bij momenten waarbij een check geldt voorafgaand de controle, kan een zorgmedewerker sneller patiënten assisteren. 


Enthousiast geworden en wil je dit zelf toepassen in de praktijk? Wij helpen je graag! 


Arthim de Volgel

Arthim de Vogel

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic process automation 

RPA in de zorg

Zorg paper