SMRTR Process Automation: hoe te starten?

De mogelijkheden van nieuwe technologieën, zoals RPA, AI en Machine Learning zijn enorm. Dit potentieel is ook heel goed aan te wenden voor procesoptimalisatie. In wat voor organisatie je ook werkt: er zijn gegarandeerd kansen die de moeite waard zijn. Lees hier hoe je het beste kan starten!

De startambitie – start SMRTR, start right.

Hoewel het adagium ‘start small, scale fast’ van waarde is, gaan wij liever voor: ‘start smarter, start right’. Het risico met klein beginnen is dat de impact en zichtbaarheid onvoldoende zijn de organisatie te overtuigen van het succes van het project. De benodigde buy-in voor vervolgstappen wordt dan lastig.

Wij raden dan ook aan om voorbij een ‘proof of concept’ te kijken, maar in te zetten op echte impact. Dit betekent niet dat er meteen sprake is van een groot en duur project. Het gaat er om het juiste proces te kiezen in de driehoek van impact, snelheid en zichtbaarheid. Juist hierom werken wij graag in vaste projectvormen van 4, 6 of 12 weken.

Wat is je uitdaging en welk resultaat wil je bereiken?

De start van elke goede verandering begint met de vraag: wat is mijn probleem en wat wil ik eigenlijk bereiken? Alleen met de juiste vraag, krijg je het juiste antwoord. En in dit geval: de juiste (technische) oplossing voor je werkproces.

Drie veel voorkomende uitdagingen zijn:

• Het administratieve werk stapelt zich op, met klagende klanten en ontevreden medewerkers tot gevolg.
• Het aanboren van nieuwe mogelijkheden om data-gericht te werken, bijvoorbeeld om met meer zekerheid kwaliteit te leveren.
• Een cultuur van innovatie willen aanzwengelen, waar vooroplopen bij veranderende klantwensen de norm is.
  
  

Zorg continu voor aansluiting op het doel

Doel en oplossing moeten met elkaar in balans zijn, op die manier creëer je een vliegwiel van enthousiasme. Bij de eerste type uitdaging is het van belang zo snel mogelijk impact te hebben op de dagelijkse praktijk, terwijl de tweede uitdaging vaak een langere doorlooptijd mag hebben. En voor de derde heb je een project nodig wat een grote ‘wow-factor’ heeft.

Wat gebeurt er als doel en oplossing botsen? Simpel: een parel van een robot die op een innovatieve manier nieuwe business genereert, zal niet de harten winnen van die collega’s die elke dag zwoegen op het wegwerken van de werkvoorraad.

Is iedereen aan boord?

Kortom, de belangrijke randvoorwaarde voor succes is de steun voor het verbeterproces. Dit geldt voor het management, maar zeker ook voor de medewerkers. In feite moeten alle betrokkenen doordrongen zijn van het geloof dat deze nieuwe technologieën gaan helpen. Hier geldt de regel: hoe eerder mensen zijn meegenomen, hoe beter!

Dit betekent:

• Management en betrokken medewerkers zijn geïnformeerd over de mogelijkheden, bijvoorbeeld door middel van workshops en presentaties.
• Het management is bereid de investering te doen, in tijd en geld, om zijn doelen te halen.
  
  

Kan je wel wat hulp gebruiken?

Wij van SMRTR hebben ruime ervaring met het opstarten van process automation en helpen dus graag. Bijvoorbeeld met het scherp krijgen van het probleem, inventariseren welke processen het meest geschikt zijn voor automatisering of het bepalen van de tooling.