SMRTR RPA Design Sprint


RPA done right: combineer de beste elementen van Lean, Agile & RPA

Processen optimaliseren is altijd mensenwerk, dit geldt ook voor RPA. De verbeterprincipes van Lean en Agile helpen je om de juiste processtappen te robotiseren én dit succesvol te doen.

Kort maar krachtig

In dit verhaal neem ik je mee in onze visie op het goed organiseren van procesverslimmers met RPA. 

In het kort komt het op het volgende neer:

  1. Met Lean weet je wat je moet doen om je doel te halen.
  2. RPA geeft je het middel om snel resultaat te behalen.
  3. Agile helpt je om het goed te doen.

De kracht van Lean: the end in mind

Bij elke verandering is het goed om na te gaan wat je wilt bereiken. Om daarna pas invulling te geven aan hoé je dit wilt bereiken. Wat is eigenlijk van waarde in je huidige proces? Wat zijn de onderdelen die de klant echt waardeert en waar je het onderscheid maakt ten opzichte van andere organisaties? Welke taken zijn eigenlijk loze ballast? De principes en methodes van Lean geven je de benodigde richting.

Medewerkers hebben doorgaans een heel goed beeld van wat er goed gaat en wat niet. Hun inzicht is goud waard! Tegelijkertijd zitten zij vaak zo vol in de waan van de dag dat er niet wordt stilgestaan bij wat er beter kan, laat staan hoe.

Lean biedt een reeks hulpmiddelen die rust, structuur en vertrouwen geven om deze kennis boven tafel te krijgen en te werken aan duurzame verandering. Denk aan manieren om de werkelijke klantwens boven tafel te krijgen en om samen de juiste oorzaken voor probleem te ontdekken.

De kracht van RPA: weg met die waardeloze activiteiten

Administratieve handelingen zijn in een doorsnee proces energievreters zonder waarde. Vaak gaat het om handelingen waarvan je weet dat ze weinig toevoegen, maar je er niet omheen kan. Er lijkt geen andere oplossing voorhanden dan zelf voor draaischijf tussen de verschillende systemen te spelen.

Bij het onderzoeken naar de verbetermogelijkheden blijkt vaak dat het gebrek aan aanpassingsvermogen van IT-systemen en applicaties een grote bottleneck zijn in het verbeteren van een proces. Medewerkers en managers weten waar het mis gaat, maar hebben niet de invloed of het budget om verbeteringen door te voeren. Veel verbeterprogramma’s lopen hierop stuk: wel willen, maar niet kunnen.

De absolute kracht van RPA is dat het hier wél een oplossing biedt. Doordat RPA soepel over de systemen heen beweegt zijn verbeteringen mogelijk die direct invloed hebben, zoals het overnemen van de zo verafschuwde repetitieve administratieve handelingen.

Lean en RPA hebben elkaar gevonden

RPA op zichzelf is geen wondermiddel. Te vaak komt het voor dat een robot niet goed functioneert of niet de resultaten oplevert die waren voorgespiegeld. Dit betekent dat er iets bij de start niet goed is gegaan. Het proces blijkt achteraf bijvoorbeeld toch niet zo geschikt voor RPA of andere problemen voorkomen dat jouw robot voldoende resultaat levert.

Kennis, ervaring en het goed toepassen van Lean voorkomt voorspelbare fouten. Door goed naar het proces en de waarde van individuele handelingen te kijken voordat je ze automatiseert, voorkom je verspilling van tijd, moeite en geld.

De kracht van Agile

Agile gaat over samenwerken op een praktische, innovatieve en persoonlijke manier. De kracht zit in het snel starten, vroeg resultaat leveren en inspelen op veranderingen. Dit zijn precies de elementen die bij een RPA implementatie noodzakelijk zijn.

Met een RPA implementatie ben je, zeker in het begin, aan het pionieren. Dat klinkt leuk en dat is het ook. Het kost alleen ook geld. Geld dat je maar een keer kan investeren. Het is daarom belangrijk je RPA implementatie goed aan te pakken. Een aantal best-practices op duurzaam resultaat zijn bijvoorbeeld:

  • Een hechte samenwerking tussen robot-bouwer en medewerkers die het proces kennen. Hiermee borg je dat de robot de juiste dingen gaat doen.
  • Vroege en concrete afstemming met de collega’s van de IT afdeling. Hiermee borg je dat je robot zijn werk daadwerkelijk kan uitvoeren.
  • Het hanteren van de 80/20 regel op te robotiseren handelingen, waarbij je je niet blind staart op 100% automatiseren. Uit de praktijk blijkt dat die laatste 20% meer tijd en middelen vergt dan de eerste 80%.


Hiermee borg je dat de investering zichzelf terugverdient.

 

Een Agile manier van werken betekent concreet: snel schakelen binnen het RPA-team en met de stakeholders, concrete tussentijdse doelen stellen, iteratief bouwen en opleveren en transparantie over de voortgang en de resultaten.

Voor de oplettende lezer: de foto boven dit artikel komt uit Lean Startup en zo kan een RPA implementatie zeker ook voelen: samen een visie willen realiseren door te experimenteren, te meten en te leren.

Het eindresultaat

Ik herhaal het nog maar eens: processen optimaliseren is altijd mensenwerk. RPA geeft enorme kansen voor het verkorten van wachttijd, het verhogen van de snelheid of het verbeteren van de kwaliteit.

Om te komen tot succes, zijn er echter wel een paar hordes te nemen. De verbeterprincipes van Lean helpen je om de juiste keuzes te maken en niet de verkeerde processen te robotiseren. Agile tenslotte zorgt voor snelle, solide resultaten en zichtbaarheid in de organisatie. Wat mij betreft een gouden combinatie!

Enthousiast geworden en wil je zelf RPA toepassen in jouw organisatie? Mijn collega’s en ik helpen je graag!


Menno Wouters

Menno wouters

Robotic Process Automation

Robotic Process
Automation