Process Mining;

het nieuwe goud zoeken 

Het goed in beeld brengen van een proces kost tijd. Met het toepassen van process mining krijg je sneller en beter inzicht. Ontdek de echte bottlenecks in je proces en start sneller met verbeteren! 

Procesbeschrijving: fictie versus werkelijkheid

Waarom kost het eigenlijk zoveel tijd om je huidige proces in beeld te krijgen? Om te beginnen zijn we allemaal individuen. En omdat wij graag zelf nadenken, vinden wij het lastig om altijd alle werkinstructies te volgen. Alleen al omdat er vaak uitzonderingen zijn waar we maatwerk op willen toepassen. Een procesbeschrijving lijkt vaak accuraat, maar is in feite een soort ‘gemiddelde’. De werkelijke situatie, of situaties, krijg je alleen in beeld als je met meerdere collega’s het proces bespreekt en vergelijkingen maakt. En dan nog moet je genoegen nemen met “70%-80%” zekerheid. Echt inzicht verkrijgen kost dus tijd, veel tijd. Dit is dan ook waar Process Mining de uitkomst kan bieden. 
 

Drie redenen om met process mining te starten. 

Er zijn drie redenen om met process mining te starten. De eerste is proces visualisatie. Deze vorm gebruik je wanneer het onduidelijk is hoe een proces loopt. Een process mining tool maakt op basis van een grote brei aan data een overzichtelijke procesplaat. Op deze procesplaat kun je door middel van in- en uitzoomen precies het detailniveau zien wat je nodig hebt. Zo kan je de individuele handelingen bekijken, maar ook de meer globale processtappen. 

De tweede reden om process mining toe te passen is om compliance te checken. Je hebt een proces, je denkt te weten hoe deze loopt, maar loopt het proces wel echt zo? De process mining tool maakt snel duidelijk waar de afwijkingen zitten. Je kan daarmee precies nagaan of alle wet en regelgeving wordt nageleefd. Je kan nu gerichte verbeteracties uitvoeren die de kwaliteit van het proces verhogen, zoals het onmogelijk maken van bepaalde afwijkingen in het systeem. Je kan je organisatie hiermee goed klaarmaken voor de volgende audit.  

De derde reden is om de bestaande, beschreven processen verder te verbeteren. Het proces loopt goed, maar je bent benieuwd waar verdere verbeterslagen zijn te maken, bijvoorbeeld met de inzet van Lean en Robotic Process Automation. Ook hier is de eerste stap dat je met de process mining tool het proces visualiseert. Je gaat vervolgens gericht op zoek naar bottlenecks in het proces, zoals uitval, lange wachttijden of extra handelingen om tot hetzelfde resultaat te komen. De data levert je op deze manier waardevolle inzichten. Door gericht te sturen op de oorzaken van de bottlenecks en het gebruiken van de nieuwste inzichten en technieken kan je grote stappen maken.

Hoe starten we hiermee?

Ondanks dat dit allemaal erg ingewikkeld kan klinken is het starten met process mining makkelijker dan wordt gedacht. De tool heeft namelijk niet eens hele gekke dingen nodig. Het enige wat nodig is, is een gestructureerde output van de te analyseren applicaties. Deze output moet een kolom bevatten die aangeeft om welke transactie het gaat, zodat alle stappen van de transactie herkend worden door de tool. Ten tweede moeten de processtappen gespecificeerd zijn in de output. Hierdoor herkent de tool dat verschillende transacties dezelfde (of verschillende) stappen doorlopen. Als laatste moeten ook alle stappen voorzien zijn van een timestamp. De applicatie gebruikt de timestamp om goed in kaart te kunnen brengen in welke volgorde stappen worden uitgevoerd en hoe lang deze stappen duren. Is bovenstaande data allemaal beschikbaar? Dan kan er al heel makkelijk gestart worden met process mining. 

En nu?

De bottlenecks zijn gevonden, het verbeterproject is gestart, maar wat nu? Je wilt natuurlijk graag in beeld hebben en houden wat de resultaten van je inspanningen zijn. Het mooie is dat je nog meer kan met de data die de systemen toch al voor je hebben uitgespuugd; namelijk monitoring endashboarding. Aangezien bekend is waar de problemen in het proces zaten kunnen nieuwe KPI’s vastgesteld worden die via een dashboard near-realtime gemonitord kunnen worden. Wanneer deze data regelmatig vernieuwd wordt kan goed in beeld worden gebracht wat de verschillen tussen de oude en nieuwe situatie zijn.

Conclusie:

Wat gaat goed? Wat gaat niet efficiënt? Waar zitten je compliance issues? De goede toepassing van een process mining geeft je waardevolle inzichten in de werkelijke situatie bij jouw op de werkvloer. Met de juiste analyse kan je makkelijker sturen op blijvende verbetering.  

SMRTR helpt je heel graag om je processen goed in beeld te brengen én daar de juiste acties aan te verbinden zodat er echt slimmer gewerkt wordt

   

David van der Zwaag

David van der zwaag

Proces optimalisatie