Meten is weten
..Maar dan ook echt meten

Stel je een situatie voor waarin je denkt dat het werk in jouw bedrijf slimmer kan, beter kan. Niet dat het nu fout gaat, maar je voelt een sluimerende onrust: het proces kan béter, klanten willen snéller (en jij ook!), maar hoe?

Deur nummer 3

Hoe weet je nu waar het meeste verbeterpotentieel zit? Je kan bijvoorbeeld voor deur één kiezen en gokken om “verbetering” door te voeren op ‘gut-feeling’. Dat is lekker snel, maar succes is allerminst zeker.

Je kan voor deur twee kiezen en een volledige procesanalyse doen met meerdere ‘brown-paper-sessies’: succes wordt waarschijnlijker, maar het kost veel tijd om de situatie in beeld te brengen en acties te kiezen.

Of je kiest deur nummer drie: je gebruikt een proces mining tool om het proces snel in beeld te brengen, om daarna met de collega’s de juiste acties te kiezen en het proces snel en succesvol te verbeteren.

Inzicht is een investering

Waarom kost het eigenlijk zoveel tijd om je huidige proces in beeld te krijgen? Om te beginnen zijn we allemaal individuen. En omdat wij graag zelf nadenken, vinden wij het lastig om altijd alle werkinstructies te volgen. Alleen al omdat er vaak uitzonderingen zijn waar we maatwerk op willen toepassen. Een procesbeschrijving lijkt vaak accuraat, maar is in feite een soort ‘gemiddelde’. De werkelijke situatie, of situaties, krijg je alleen in beeld als je met meerdere collega’s het proces bespreekt en vergelijkingen maakt. En dan nog moet je genoegen nemen met “70%-80%” zekerheid. Echt inzicht verkrijgen kost dus tijd, veel tijd. 

Is er dan geen andere manier?

Elke verbetercoach zal je bovendien vertellen dat je het proces “kwantitatief” moet analyseren, meten is immers weten! Maar in de praktijk blijkt dit bijzonder lastig. Data uit systemen is vaak een onleesbare brei en meten op basis van medewerker input is ook een flinke klus. Hou je stopwatch maar klaar!

Jouw oplossing voor ‘meten is weten’.

Open de deur voor Abby Timeline. Abby Timeline is een “Process Intelligence-tool”, een mooi woord voor de combinatie van process-mining en business analytics. Met deze tool wordt het proces van begin tot eind écht zichtbaar. Het gebruikt hier voor de beschikbare data uit de verschillende applicaties. Je krijgt inzicht in de flow van het proces, de knelpunten, de inefficiënties én de individuele uitzonderingsgevallen.

Snel inzicht betekent meer tijd voor reflectie. Het betekent ruimte om echt procesverbeteringen door te voeren, die jouw klant en medewerkers helpen.

De onvermijdelijke salespitch

Persoonlijk zie ik Abby Timeline als een waardevolle toevoeging aan de toolbox voor iedereen die binnen een organisatie bezig is met slimmer werken: managers, controllers, consultants, verbetercoaches etc.

Het gemak waarmee Abby Timeline het proces in kaart brengt en de analyses “real-time” mogelijk maakt is verbluffend. Dit zou ‘op de oude manier’ enorm veel tijd kosten. De snelle analyse en heldere inzichten geven je handvatten om tijdig de juiste beslissingen te nemen voor verbeteringen. Je kan daarmee sneller en effectiever handelen om de organisatie beter te helpen of de kosten omlaag te brengen. Dit zorgt ervoor dat de organisatie tijd én geld bespaart.

De combinatie van mens en machine-”software”

Timeline is een hulpmiddel en voor alle hulpmiddelen geldt “het gaat erom wat je ermee doet”. Elke data-analyse vergt een menselijke beoordeling. Alleen al vanwege deze regel: correlaties zijn geen causale verbanden. Een voorbeeld: de data-analyse wijst uit dat 1 medewerker uit het team minder klanten helpt dan de rest. De reflex om een oordeel te vormen is snel getriggerd. Maar dan wijst navraag bij het team uit dat deze medewerker het gros van de complexe klantvragen juist overneemt om zijn team te helpen. Dan heb je een heel ander gesprek dat gevoerd moet worden.

SMRTR helpt je heel graag om je processen goed in beeld te brengen én daar de juiste acties aan te verbinden zodat er echt slimmer gewerkt wordt en klanten en medewerkers blijer worden.