Finance & RPA – SMRTR stories deel 2

Deel twee van de Finance & RPA SMRTR stories staat in het teken van praktische toepassingen van RPA voor facturatie. Met RPA heeft Finance weer tijd om te fungeren als volwaardig business partner.

Introductie 

Robotic Process Automation (RPA) draait om het automatiseren, van onder andere repeterende taken, zodat medewerkers tijd hebben waar ze goed in zijn en plezier aan beleven.

In dit tweede deel van de SMRTR Finance & RPA stories vertellen we meer over het toepassen van RPA bij facturatie portals en factureren. Door het toevoegen van praktische voorbeelden hopen wij je te kunnen overtuigen van de mogelijkheden van RPA.

Aanmaken van facturen in Facturatie Portals

De business case: het ontvangen van een order is altijd prettig maar dient gecommuniceerd te worden naar elk systeem binnen het bedrijf. Zo wordt er bijvoorbeeld in portals handmatig facturen aangemaakt bij het ontvangen van orders. Medewerkers dienen in te loggen, alle informatie te verzamelen en een factuur te ontwikkelen. Met een tool zoals RPA kunnen dit soort taken geautomatiseerd worden. Dit betekent dat medewerkers een prachtig cadeau ontvangen: tijd. Medewerkers kunnen zich focussen op taken die meer toegevoegde waarde bieden voor het bedrijf.

De voordelen: 

1. Tijdwinst: Afhankelijk van de hoeveelheid facturen wordt er tijdwinst gemaakt. Een virtuele medewerker zorgt ervoor dat deze taken sneller en preciezer geautomatiseerd worden. Zo ontstaat er, zoals aangegeven in de business case, meer vrijheid voor de medewerkers. Zo kunnen medewerkers vaker meedingen in complexere taken voor een onderneming.
2. Reduceren aantal fouten: Een (typ)fout maken is menselijk maar valt niet onder de eigenschappen van een virtuele medewerker. Doordat een virtuele medewerker beschikt over een kopieer en plak functie, wordt er niet afgeweken van de initiële factuur. Dit wil zeggen dat er geen typfouten in het proces gemaakt worden. Belangrijk om te weten is dat dit de continuïteit van een proces versterkt door eventuele bottlenecks (terugkomende facturen door fouten) te minimaliseren.
3. Werkgeluk: uit ervaring blijkt dat werknemers een verhoogd werkgeluk ervaren na het automatiseren van repetitieve taken. Medewerkers kunnen zich meer richten op uitdagende en complexe taken. Een verhoogd werkgeluk zorgt voor o.a. voor verbeterde prestaties waar organisaties van kunnen profiteren.

De uitdaging: het kan voorkomen dat er tussen de twee facturen een verschil zit. Dit soort verschillen (bijv. prijsverschillen) kan de zaak complexer maken. Een virtuele medewerker voert namelijk de informatie door van de initiële order. Indien er veranderingen doorgevoerd moeten worden, dan vereist dit extra taken voor de virtuele medewerker.

Facturen maken o.b.v. uitgevoerd werk

Business case: In tal van organisaties is het aanmaken van facturen op basis van opdrachtbonnen of uitgevoerd werk een dagelijks vaak terugkerende taak. Het gaat dan bijvoorbeeld om registraties voor reparaties, voor onderhoudshandelingen of voor labtesten. Het aanmaken van die facturen is eentonig werk: start systeem op, lees de bon in, maak factuur aan, verstuur factuur. Dat kan slimmer. Een virtuele medewerker kan de bon automatisch uitlezen en daarna inlezen in het ERP-systeem. Daarnaast maakt hij de factuur om die direct via de mail te versturen. De virtuele medewerker verdient zichzelf vervolgens elke dag terug, vooral tijdens piekmomenten. Want de virtuele medewerker houdt het hoofd koel en draait zijn hand niet om voor avonden overwerken.

De voordelen:

1. Tijdwinst: Zeker als het volume groot is of als orderbonnen onregelmatig worden aangeleverd dan biedt deze business case veel tijdswinst. Tijd die aan leukere taken kan worden besteed.
2. Piekmomenten: Op momenten dat er sprake is van piekmomenten, zoals bij een herstelbedrijf na een herfststorm, dan kan er snel capaciteit worden bijgeschakeld in de verwerking van de orderbonnen.
3. Reduceren aantal fouten: Bij het aanmaken van de facturen kan er nog wel eens wat misgaan. En omdat het vaak om facturen naar eindklanten gaat, is dit extra vervelend. Met een virtuele medewerker wordt de foutkans enorm verlaagd. Dit scheelt intern tijd om fouten te herstellen, maar belangrijk, het voorkomt onrust en ongemak bij klanten.

De uitdagingen: Bij deze business case zitten wel een paar haken en ogen waar je goed op moet letten. Allereerst is de leesbaarheid van de orderbonnen cruciaal. De robot werkt het beste met digitaal leesbare documenten, zoals native pdf. In het geval van ingescande bonnen kan er gewerkt worden met OCR (Optical Character Recognition). Het creëren van een virtuele medewerker met OCR kost echter meer tijd dan zonder en is dus alleen rendabel als het aantal orderbonnen een flink volume heeft.

De andere uitdaging betreft het aantal uitzonderingen of specifieke afhankelijk die verbonden zijn aan verschillende orders. Meer variaties betekent meer instructies voor de virtuele medewerker en dus meer ontwikkeltijd. Kijk daarom eerst goed naar je proces om de variatie te beperken. Een gedegen Lean analyse kan hierbij goed van pas komen.