Finance & RPA – SMRTR stories deel 1

Robotic Process Automation (RPA) draait om het automatiseren, van onder andere repeterende taken, zodat medewerkers tijd hebben waar ze goed in zijn en plezier aan beleven. Met een tool als RPA heeft de afdeling Finance weer tijd om te fungeren als volwaardig business partner. 

Introductie 

Finance heeft binnen een organisatie een enorm belangrijke rol als business partner; door middel van inzichten, analyses en rapportage is Finance dé sparring-partner van de business. Deze taken worden omvat als het leuke, uitdagende werk. Aan de andere kant zijn er ook (repeterende) taken die veel tijd innemen zodat er te weinig tijd is voor echt goede analyse en rapportage. RPA helpt om deze taken weg te werken en ruimte te creëren voor analyse en advies. 

In deze SMRTR-stories delen wij onze kennis en ervaring van het automatiseren van Finance processen door middel van praktische voorbeelden.  

Orderbevestiging inlezen 

De business case: het verwerken van orderbevestigingen in het ERP-systeem kan een tijdrovende klus zijn, vooral bij hoge volumes of de orders onregelmatig binnenkomen. 
Met RPA kan je orders op regelniveau invoeren in het ERP-systeem. Toepassingen zijn bijvoorbeeld het invullen van leverdata in relatie tot voorraadssystemen of het uitvoeren van checks op Business Rules. Op deze manier kan er een signaal worden afgegeven wanneer er door de order een tekort ontstaat, er een grotere prijsafwijking is dan toegestaan of er een afwijking bestaat bij de gebruikelijke hoeveelheid. 

Bekende RPA–triggers in deze business case: repetitief werk, met een hoog aantal transacties. 

De voordelen: het toepassen van RPA op orderbevestigingen heeft drie belangrijke voordelen: 

1. Tijdwinst: er is sprake van tijdwinst door snelle invoer en lagere wachttijd. De digitale medewerker kan namelijk direct aan de slag als de order binnenkomt.
2. Hogere datakwaliteit: doordat er enerzijds controle plaatsvindt op Business Rules en er anderzijds geen fouten worden gemaakt bij de invoer van de orders is de datakwaliteit hoger. 
3. Beheersing piekmomenten: op momenten dat er veel orders binnenkomen kan meer dan één digitale medewerkers worden ingeschakeld.  

De uitdaging: bij deze business case is het aantal uitzonderingen per leverancier de bottleneck. Zijn er veel leveranciers die elk gebruik maken van compleet andere templates, dan vraagt de robot vrij veel instructies. Kijk daarom of er categorieën zijn te maken waarmee je het grootste deel af kan vangen. Indien mogelijk kan je ook met je leveranciers in gesprek over het gebruik van een standaard template. 

Maken van (maand)rapportages

De business case: Ondanks dat hier niet de meeste tijd mee te winnen valt, zijn deze processen wel lucratief. In deze processen zijn medewerkers het merendeel van de tijd bezig met het verzamelen en samenstellen van rapportages. In een ideale situatie zouden medewerkers zich meer focussen op het analyseren van de data zodat de data-kwaliteit aanzienlijk stijgt. Een digitale medewerker biedt mogelijkheden om de ideale situatie te verwezenlijken door het verzamelen en samenstellen over te nemen. Zo worden de competenties van een medewerker beter benut.

De voordelen: het toepassen van RPA op maandrapportages kent één belangrijk voordeel:
 

Hogere datakwaliteit: het wegnemen van de inspanning van medewerkers omtrent het verzamelen en samenstellen van rapportages zorgt voor meer tijd voor het analyseren van data. Dit zorgt ervoor dat medewerkers beter inzichtelijk krijgen wat er precies afspeelt binnen een bedrijf wat leidt tot betere conclusies en aansturing van medewerkers.

De uitdaging: bij deze business case is het inschatten van rechtstreekse winst een knelpunt, ondanks dat de focus ligt op het verbeteren van data-kwaliteit. Indien je dit als uitgangspositie ziet, dan erkent deze oplossing toegevoegde waarde. Over het algemeen geldt dat dit proces bijdraagt aan de algehele versoepeling van data-collectie wat, in de huidige tijd, onmisbaar is.