RPA voor orderbevestigingen

FINANCE Orderbevestingen inboeken


Niet alleen bij Finance maar ook in het geval van de belasting gerelateerde afdelingen is het analyseren en verwerken van facturen niet altijd goed ingeregeld. De veelzijdigheid in het format van de verschillende inkomende facturen en uitdagingen zoals valuta conversie en de hoeveelheid zorgen ervoor dat dit een omslachtig proces kan zijn. 

Casus

Orderbevestigingen inlezen in het ERP systeem: een repetitieve, tijdsintensieve en foutgevoelige klus. Zeker bij hoge volumes en onregelmatige intervallen legt dit een groot beslag op de capaciteit van een afdeling. 



Aanpak

 

Gelukkig is er Maxim. Die verwerkt de orderbevestigingen door deze regel voor regel in te lezen in het ERP-systeem. Dankzij de virtuele medewerker staan de leverdata altijd correct in de voorraadsystemen. Bovendien voert hij ook een check uit op de business rules binnen de organisatie. Hij geeft een signaal af wanneer er door de order een tekort ontstaat, er een grotere prijsafwijking is dan toegestaan of er een afwijking bestaat bij de gebruikelijke hoeveelheid. 

Processflow orderbevestiging

Voordelen

1.    Tijdwinst: er is sprake van tijdwinst door snelle invoer en lagere wachttijd. De digitale medewerker kan namelijk direct aan de slag als de order binnenkomt.

2.    Hogere datakwaliteit: doordat er enerzijds controle plaatsvindt op Business Rules en er anderzijds geen fouten worden gemaakt bij de invoer van de orders is de datakwaliteit hoger. 

3.    Beheersing piekmomenten: op momenten dat er veel orders binnenkomen kan meer dan één digitale medewerkers worden ingeschakeld.  



Ook enthousiast geworden van verschillende invalshoeken van onze virtuele werknemer? 

Virtuele medewerker in finanace

MAXIM - virtuele medewerker finance

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic process automation

MACHINE LEARNING

Optical character recognition