RPA voor factuur

FINANCE - Verwerking van facturen


Niet alleen bij Finance maar ook in het geval van de belasting gerelateerde afdelingen is het analyseren en verwerken van facturen niet altijd goed ingeregeld. De veelzijdigheid in het format van de verschillende inkomende facturen en uitdagingen zoals valuta conversie en de hoeveelheid zorgen ervoor dat dit een omslachtig proces kan zijn. 

Casus

Facturen worden gemaild aan de afdelingen. Deze facturen moeten opgeslagen worden op de shared drive om vervolgens handmatig verwerkt te worden in de SAP systemen die daarvoor bedoelt zijn. Een tweede uitdaging zit hem met name in de omrekening van de facturen. Hiervoor moeten ECB koersen worden opgehaald voor de factuurdatum. Vervolgens wordt de relevante data uit de facturen gehaald en handmatig omgerekend en verwerkt in de systemen. 

Aanpak

Na grondige analyse van het proces en de digitale roadmap van de verschillende afdelingen hebben we tezamen met de klant gekeken wat de precieze uitdagingen waren en bepaald welke combinatie van procesbeschrijving, software en change management nodig was om deze uitdagingen te slechten. 

Uiteindelijk is er gekozen om door middel van RPA en API connectors Outlook met de ECB (Europese Centrale Bank), Amazon Textract (Optical Character Recognition) en SAP te koppelen. 

Processflow factuurverwerking

Uitvoering

Wanneer er een e-mail binnen komt in de mailbox van de afdeling facturatie wordt de virtuele werknemer (VW) getriggerd om actie te ondernemen. Allereerst pakt de VW de factuur op en slaat deze op in de juiste folders op de gedeelde omgeving. Vervolgens haalt de VM door middel van de API de koersinformatie op vanuit de database van de ECB. Door middel van Amazon Textract wordt de juiste informatie uitgelezen uit de binnen gekomen factuur en opgenomen in een tussensysteem. Hier word de data gecombineerd met de koersinformatie van de ECB. De nieuwe omgerekende posities worden door de VW gerapporteerd in SAP. Tot slot levert de VW een rapport aan met daarin een overzicht van de verwerkte facturen en fall-out door ontbrekende gegevens of onleesbare formatten. 

Conclusie

Door niet alleen te kijken naar de korte termijn uitdaging en oplossing van de afdeling maar tevens de toekomstige aanpassingen in het IT landschap in beschouwing te nemen, hebben we een robuuste toekomstbestendige oplossing geboden voor de facturatie uitdagingen. Wanneer in de toekomst de transitie plaatsvindt naar een software oplossing die bovengenoemd proces omvat, kan deze constructie "uit" gezet worden en kan men overschakelen naar het nieuwe systeem. Dit soort implementaties en oplossingen zijn snel en betaalbaar op te zetten en kunnen in de tijd tussen huidige systemen en vernieuwing de processen handzamer, minder arbeidsintensief en efficiënter maken. 

Ook enthousiast geworden van verschillende invalshoeken van onze virtuele werknemer? 

Virtuele medewerker binnen finance

MAXIM - virtuele medewerker finance

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic process automation

MACHINE LEARNING

Optical character recognition