Werkprocessen automatiseren

Accountant – Verandermanagement werkprocessen


UITDAGING

Een accountantskantoor wilde een flinke vernieuwing doorvoeren in de werkprocessen. De belangrijkste doelen van deze vernieuwing waren: een efficiënter proces maken voor de klant en de interne piekbelasting verminderen en het liefst voorkomen.

AANPAK

De vernieuwing van het werkproces was al in volle gang. Daarom werd met de klant afgesproken op welke onderdelen wij de klant specifiek zouden gaan ondersteunen. Dit betrof met name het onderdeel Verandermanagement: hoe krijgen we het nieuwe proces over de bühne?

Allereerst keken we mee met het nieuw ontworpen proces om zo de GAP te verifiëren: welke impact valt te verwachten van dit nieuwe proces op klant, medewerker en organisatie? 

Voor de klant was bijvoorbeeld van belang zo helder mogelijk de toegevoegde waarde te hebben gedefinieerd: waarom is deze verandering goed voor de klant? In een klantgerichte organisatie is dit namelijk meteen een goed middel om de verandering te laten landen bij medewerkers.

Voor de medewerker was het cruciaal op te definiëren welke verandering er precies verwacht werd: welke gedragsverandering was nodig bij elke individuele medewerker? Oftewel: hoe herken ik een medewerker van de toekomst?

Tenslotte was het zaak om de implementatie uit te lijnen met andere lopende projecten binnen de organisatie.

VOORDELEN EN RESULTATEN 

In dit kortlopende coaching-traject kreeg de organisatie handvatten om de implementatie van het nieuwe werkprocessen te organiseren. De belangrijkste mijlpalen waren:

·         Kritische blik op het nieuwe proces vanuit de Lean principes.

·         Concreet maken van het gewenste nieuwe gedrag van medewerkers.

·         Identificeren van en anticiperen op mogelijk valkuilen tijdens de implementatie.

·         Bepalen benodigde en geschikte motivatiemiddelen.

·         Bepalen KPI’s van de implementatie en wijze van het meten van deze KPI’s.

·         Sparring op congruentie doel en plan van aanpak implementatie.

 

Menno Wouters

Menno Wouters

Proces optimalisatie

Proces optimalisatie

SMRTR Contact

Contact